INDEMA-Bestand: Übersicht und Funktionen

Im Bereich Bestand geht es um das grundlegende Anlegen und Pflegen von Mandanten-, Standort-, Gebäude-, Personen- oder auch Dienstleister-Daten.

Hinweis ⚠

Die Auswahlmöglichkeiten und Menüpunkte ändern sich entsprechend Ihrer Nutzerrolle im System. Für einen Projektmanager im Backend sieht die Software anders aus als für die Verwaltung im Frontend. Dieser Artikel erklärt den Bereich Bestand aus der Sicht eines Administrators. Unter Umständen sehen Sie daher bestimmte hier aufgeführte Bearbeitungsmöglichkeiten nicht im System.

Schnellübersicht: Menüpunkte Bestand

• Verwaltung
  • Mandanten: Hier können verschiedene Mandanten erstellt werden, zum Beispiel Schulträger.
  • Einrichtungen: Hier werden Einrichtungen angelegt, die Mandanten zugeordnet werden.
  • Standorte: Einrichtungen können mehrere Standorte haben.
  • Gebäude: Für Einrichtungen können Gebäude hinterlegt werden. Innerhalb von Gebäuden können Räume angelegt und bearbeitet werden.
• Organisation
  • Personen: In der Schule, beim Schulträger oder auch bei Partnerunternehmen tätige Personen können hier angelegt werden.
  • Partner: Hier werden beispielsweise Unternehmen hinterlegt, die Leistungen für Schulen erbringen.
  • Gruppen: Mithilfe von Gruppen lässt sich ein effektives Rechtemanagement umsetzen, außerdem dienen Gruppierungen als Grundlage für weitere Funktionalitäten (z. B. für die klassenweise Entleihung von Büchern).

Die Bestand-Menüpunkte im Detail

Verwaltung

Verwaltung → Mandanten

Via kann ein neuer Mandant erstellt werden. Hierbei werden zunächst nur einige grundlegende Daten wie Name, Telefonnummer, Kundennummer u. Ä. eingegeben. Danach steht der neu angelegte Mandanteneintrag für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Mit Klick auf Bearbeiten am Ende der Zeile erscheint die jeweilige Mandanten-Detailseite.

Auf der Detailseite können Mandanten dann Einrichtungen und Standorte zugeordnet werden. Außerdem werden auf der Detailseite Budgets und Vorgänge dargestellt.

Auf der rechten Seite lassen sich Ansprechpartner und Partner anzeigen, eine Beziehungsansicht schlüsselt zudem auf, welche Einrichtungen und Personen dem Mandanten zugeordnet sind.

Verwaltung → Einrichtungen

Einrichtungen werden Mandanten zugeordnet. Auf der entsprechenden Übersichtsseite lassen sie sich filtern, ebenso kann nach Einrichtungsart (Verwaltung, Schullandheim etc.) und Einrichtungstyp (Schularten wie Realschule, Gymnasium etc.) unterschieden werden.

Über am Ende Zeile kann die entsprechende Einrichtung bearbeitet werden. Auf der Detailseite können auf der linken Seite die Stammdaten für die jeweilige Einrichtung gepflegt werden, über den Reiter „Beziehungsansicht“ werden mit der Einrichtung verbundene Personen und Standorte angezeigt.

Hinweis ⚠

Mit dem Symbol direkt hinter Standorten wird die Detail-Standortseite aufgerufen, die unter Verwaltung → Standorte beschrieben wird.

Auf der rechten Seite finden sich folgende Reiter:

• Beziehungen: Hier können Personen (intern/extern) angelegt werden, die in der Schule oder für diese tätig sind.
• Adressen: Hier können Adressen verwaltet werden, eine genaue Erläuterung der Angaben finden Sie direkt im nächsten Abschnitt.
• Standorte: Die Hinterlegung verschiedener Standorte ist möglich.
• Entleihungen: Entleihungen können für Standorte und Einrichtungen festgehalten werden. Diese werden unter diesem Reiter aufgelistet.
• Inventar: Schnellübersicht des Inventars.
• Bilder: Bilder des Standorts / der Einrichtung können an dieser Stelle abgelegt werden.
• Dokumente: Dateien (Wegeplan, Hausordnung, Schulordnung) können in INDEMA hochgeladen werden, auch die Hinterlegung von Verweisen ist möglich, wenn die Dateien auf anderen Servern gespeichert werden.

Adressverwaltung:
Für jede Einrichtung können mehrere Adressen hinterlegt werden. Die Hauptadresse definiert die Adresse, an die beispielsweise die Post gesendet werden soll, während es trotzdem noch weitere Anschriften gibt. Wird eine Adresse nur temporär genutzt, zum Beispiel bei einer Baumaßnahme, kann sie aktiviert und dann auch wieder deaktiviert werden.
Außerdem ist es möglich, die Gültigkeitsdauer einer Adresse zu definieren. Dies bietet sich an, wenn eine Einrichtung in der Zukunft geöffnet oder geschlossen wird und die Adresse dazu passend ausgegeben werden soll. Über Adresstyp können Spezifika wie „Postfach“ oder „Rechnungsadresse“ definiert werden.

Verwaltung → Standorte

Standorte ähneln in INDEMA von der Detailseite her den Einrichtungen. Allerdings sind Standorte Einrichtungen untergeordnet, da mehrere Standorte zu einer Einrichtung gehören können.

Die Reiter der Detailseite von Standorten sind fast identisch zu denen von Einrichtungen. Nur der dritte Reiter unterscheidet sich – er trägt die Bezeichnung „Gebäude“. Ein Standort kann mehrere Gebäude haben. Auch auf der Standortdetailseite können Dokumente hinterlegt werden, unter dem entsprechenden Reiter findet sich ein System mit Ordnern für die Dateiablage.

Verwaltung → Gebäude

Die Gebäudeebene ist die tiefste innerhalb des Verwaltungsmenüs. Jede Einrichtung kann Standorte haben und jeder Standort Gebäude. Gebäude kann man entweder über das Menü auf der linken Seite ansteuern (Bestand → Verwaltung → Gebäude) oder direkt in den Detaileinträgen von Standorten unter dem Reiter „Gebäude“ . Nachfolgend finden Sie weitere Informationen zu den Reitern der Gebäude-Detailseite.

• Detailseite Gebäude links
  • Hier befinden sich im Bereich „Allgemein“ Felder für die Gebäudestammdaten und -ansprechpartner.
• Reiter Detailsseite Gebäude rechts
  • Allgemein: Dieser Reiter enthält zwei Reiter, noch einmal „Allgemein“ (Geschosse, Stockwerke, Stellplätze) und „Gebäudeakte“ (Baujahr, Denkmalschutz, Dach, Wände, Fenster, Schäden)
  • Gebäudeinformation: Enthält verschiedene Reiter wie „Elektrotechnik“, „Sanitär- und Wasserversorgung“, „Sicherheitstechnik“, um für den Raum spezifische Informationen hinterlegen und ihn mit Partnerunternehmen verknüpfen zu können. Diese Partnerunternehmen sind beispielsweise für Wartung oder Reparaturen zuständig. Zudem können bestimmte Bedingungen als erfüllt oder nicht erfüllt markiert werden: „Aufzug vorhanden“, „Klimaanlage vorhanden“, „Alarmanlage vorhanden etc.“ Je nach erfüllter Bedingung können dann konkrete Informationen hinterlegt werden (Alarmanlagenmodell, Schließzeiten, Kontakt Wachschutz).
  • Öffnungszeiten: Öffnungszeiten können hier definiert werden, auch eine zeitliche Befristung ist möglich.
  • Technisches Konzept: Es können technische Grundangaben zur Schule eingetragen werden, z. B. die Art der Internetanbindung, der verwendete Software etc.
  • Räume: Übersicht über alle angelegten Räume, Bearbeitung über Quickedit möglich. Über können Räume bearbeitet werden. Auf der Detailseite können Raum- und Nutzungsarten definiert werden. Einzel- oder Doppelnutzung kann eingestellt werden, z. B. Nutzung durch Musikschule am Nachmittag. Es ist auch eine Zuordnung von Räumen zu mehreren Standorten möglich, was ebenfalls eine Doppelnutzung anzeigen kann.
    • Bauzustand hinterlegbar, Wand- und Bodenbeschaffenheit kann hinterlegt werden
    • Inventar für Raum, Anzeige von V-Card für jede Inventareinheit, Bearbeitung möglich
    • Inventaretiketten drucken als QR- oder Label-Code mit verschiedenen Informationen
    • Ausstattung
    • Sammelposten
    • Beziehungen
  • Inventar: Inventar für Gebäude
  • Etagenkonfiguration: Etagenweise Bereitstellung von Gebäude- und Raumplänen, Zugriff auf Rauminventar und Planung, Setzen von Pins in Gebäudeplänen, um Räume mit Koordinaten auszuweisen.
  • Animationspläne: Aus hochgeladenen Grundrissen / technischen Zeichnungen können animierte Gebäudepläne erstellt werden. Die hochgeladenen Grundrisse werden außerdem für die Darstellung in der Gebäudeübersicht genutzt.
  • Bilder: Bilder können zum Gebäude können hinterlegt werden.
  • Dokument: Hochladen von Dokumenten.
• Reiter oben rechts:
  • Raumetiketten: Hinterlegte Rauminformationen lassen sich als QR- oder EAN-Labelcode ausdrucken, um sie so vor Ort schnell abrufbar zu machen.
  • Gebäudebeziehungen: Schematische Darstellung von Beziehungen/Verbindungen von Inventargegenständen innerhalb des Gebäudes
  • Ein wichtiges Feature ist auch die Gebäudeübersicht. Mit ihr lassen sich Etagen und Räume dynamisch darstellen. Mithilfe der Übersicht können einzelne Raumdaten und -bilder abgerufen werden.

Organisation

Organisation → Personen

Personen werden im System hinterlegt, wenn an sie Technik verliehen wird, wenn für sie ein Leihvertrag angelegt wird, wenn sie die INDEMA-App nutzen oder einen Frontendzugriff erhalten sollen (Schüler, Lehrer, Schulleiter). Personen können Mandanten, Einrichtungen, Partnern oder auch Gruppen zugeordnet werden.

Auf der Personenübersichtsseite finden Sie folgende Informationen:

• Entleihung von Inventar
• Entleihung von Medien
• Inventarzuweisungen (Technik)
• Saldo des Gebührenkontos

Mit Klick auf Bearbeiten öffnet sich die Detailseite der jeweiligen Person.

• Detailseite Personen
• Intranet an/aus: Mit eingeschaltetem INDEMA-Intranet-Zugang können Personen sich einloggen und je nach Konfiguration der Software auch die App nutzen. Ohne Intranetzugang können Personen in INDEMA angelegt werden, es sind auch Ausleihvorgänge für sie möglich. Sie selbst können sich aber nicht einloggen und nicht auf die jeweiligen Informationen zugreifen.
• Adressen: Adresse(n) der Person und Adressen weiterer relevanter Kontakte (z. B. Erziehungsberechtigte)
• Beziehungen: Hier kann definiert werden, ob und in welcher Beziehung eine Person zu einem Mandanten, zu einer Einrichtung oder zu einem Partner steht. Zudem kann die Funktion der Person in der jeweiligen Beziehung festgehalten werden (Admin, Leitung, Technik, Hausmeister, Tickets etc.) – dies ist auch für einen festgelegten Zeitraum möglich.
• Entleihungen: Übersicht über entliehenes Inventar u. Ä.
• Lizenzen (Software): Der Reiter erscheint, wenn einer Person Linzenzen zugeordnet worden sind.
• Kontenblatt: Ausweisung von Rechnungen/Gebühren
• Dokumente: z. B. Leihverträge, Mahnungen
• Zugewiesener Mitarbeiter: Ansprechpartner für die Person
• Gruppen: Zugehörigkeit zu Gruppen
• Passwort-Mail: Kann versendet werden, wenn Intranet freigeschaltet

Organisation → Partner

Hier werden externe Unternehmen eingetragen bzw. aufgelistet. Sie können Einrichtungen oder auch Inventargegenständen zugewiesen werden. (Ein Brandschutzbeauftragter kann für die Wartung von Feuerlöschern zuständig sein). Unter Personen werden Mitarbeiter der Partner angelegt und dann unter „Beziehungen“ zugewiesen.

• Detailseite Partner
• Stammdaten
• Adressen: Adresse des Partners
• Kommunikation
• Aufträge: Aufträge mitsamt Status (offen, erteilt, abgeschlossen)
• Rechnungen: Gestellte Rechnungen
• Vorgänge

Organisation → Gruppen

Gruppen organisieren die Zuordnung von Personen, zum Beispiel in Klassen. Dies ist unter anderem notwendig für die spezifische Ausleihe von Büchern und Technik. Gruppen von Lehrern haben eigene Rechte, um zum Beispiel Bücher bestellen zu können. Im Prinzip sind Gruppen vor allem für das Rechtemanagement innerhalb unserer Anwendung notwendig.

Neu erstellte Gruppen werden Einrichtungen oder auch Standorten zugewiesen und dann mit verschiedenen Rechten ausgestattet, beispielsweise ob Entleihungen oder das Erstellen von Tickets möglich sind. Im System angelegte Personen können Gruppen zugewiesen werden.