Passwortverwaltung

Die Passwortverwaltung erlaubt es, ein passwortbezogenes Rechtemanagement einzurichten. Dieses Rechtemanagement funktioniert auf der Basis von Nutzerrollen. Passwörter können dabei für einzelne Nutzer/Personen freigegeben werden, aber auch für ganze Nutzergruppen (Personen- oder Mitarbeitergruppen).

Technische Grundlage: 2-Faktor-Authentifizierung

Um den Bereich „Passwortverwaltung“ einsehen und dort Änderungen vornehmen zu können, müssen Sie die 2-Faktor-Authentifizierung in INDEMA einrichten und sich einen QR-Code zur Einrichtung einer Authentifizierungs-App zusenden lassen. Wie dies genau funktioniert, können Sie unter OTP/2-Faktor-Authentifizierung in INDEMA nachlesen.

Notwendige Grundeinstellungen zur Nutzung der Passwortverwaltung

Die Verwaltung von Passwörtern wird in INDEMA über Schlüsselbunde realisiert. Jede Person und jeder Mitarbeiter hat automatisch einen individuellen Schlüsselbund. Es können aber auch Schlüsselbunde für Personen- oder Mitarbeitergruppen erstellt werden, womit alle Gruppenmitglieder gleichermaßen auf dem Schlüsselbund zugewiesene Passwörter zugreifen können.

Schlüsselbunde für Personengruppen

Über Bestand → Organisation → Gruppen erreichen Sie die Gruppenseite. Dort können Sie bestehende Personengruppen bearbeiten oder neue erstellen. Bei der Neuerstellung einer Gruppe können Sie unter Gruppentyp „Schlüsselbund“ auswählen und dann die entsprechenden Mitglieder der Gruppe hinzufügen.

Nachdem Sie die Gruppe gespeichert haben, können Sie im Bereich „Passwortverwaltung“ Passwörter hinzufügen und verwalten.

Schlüsselbunde für Mitarbeitergruppen

Sie können Schlüsselbunde für Mitarbeitergruppen via Einstellungen → Mitarbeiter → Nutzergruppen anlegen. Den Menüpunkt „Einstellungen“ finden Sie auf dem Dashboard links als untersten Punkt. Die Nutzergruppen erscheinen als grauer Button oben auf der Mitarbeiterseite.

Wenn Sie auf „Nutzergruppen“ klicken, können Sie im Anschluss auf der entsprechenden Seite eine neue Nutzergruppe erstellen oder eine bestehende Nutzergruppe bearbeiten. Sie können diese als Systemgruppe anlegen oder als Schlüsselbund. Wie auch bei den Personengruppen werden die dem Schlüsselbund zuzuordnenden Passwörter unter „Passwortverwaltung“ vergeben.

Anlage und Bearbeitung von Passwörtern unter Passwortverwaltung

Unter Einstellungen → Passwortverwaltung gelangen Sie in den Bereich, um Passwörter zu setzen und zu bearbeiten.

Im Bereich „Passwortverwaltung“ können Sie Zugangsdaten hinterlegen, zum Beispiel für Websitezugänge, aber auch Zugangsdaten für Assets wie Laptops, Lizenzzugänge oder den Zugangscode für eine Gebäudealarmanlage. Hierfür legen Sie mithilfe des Buttons einen neuen Datensatz an. Sie hinterlegen die Zugangsdaten und können dann festlegen, wer auf die Zugangsdaten zugreifen soll. Hierzu können Sie einzelne Mitarbeiter/Nutzer auswählen oder auch einen zuvor definierten Schlüsselbund zuordnen.

Vergebene Passwörter lassen sich mit den jeweils passenden zugeordneten Rechten einsehen. Für Technik/Inventar vergebene Passwörter können auf den jeweiligen Inventarseiten eingesehen und bearbeitet werden, auch hierfür wird die 2-Faktor-Authentifizierung benötigt.