INDEMA: Modul Beschaffung

Das INDEMA-Modul Beschaffung unterteilt sich in zwei Bereich: Vergabe und Aufträge.

Vergabe

Unter Beschaffung → Vergabe können keine Ausschreibungen erstellt, aber Vergaben angelegt und dokumentiert werden. Auf der Vergabeseite werden alle angelegten Vergaben mit ihrem jeweiligen Status und weiteren Informationen angezeigt. Mit Klick auf wird die Detailseite einer Vergabe aufgerufen. Dort kann die Vergabe bearbeitet werden.

Aufbau Detailseite Vergabe

Die Vergabe-Detailseite teilt sich auf in eine linke Seite mit „Vorgangsdetails“, rechts gibt es den Bereich „Auftrag“.

• Vorgangsdetails
  • Vergabe: Hier werden Grunddaten wie Bereich, Status, Zuordnung, Maßnahmenname eingefügt.
  • Leistungen: Hier werden die Leistungen der Vergabe mit Stückzahlen, Inventartyp, Herstellerangaben und Ähnlichem eingetragen. Aus diesen Leistungen kann dann ein Auftrag generiert werden.
  • Spezifikation: In den Spezifikationen werden die Art der Ausschreibung, der Rechtsrahmen, die Vergabeart und Ähnliches festgelegt – diese Punkte haben keine Auswirkungen auf die Funktionalität, sondern dienen vor allem der Dokumentation.
  • Terminierung: Erfasst die einzelnen terminlichen Schritte von der Einleitung des Vergabeverfahrens bis zur Ausführung.
  • Dokumente: Hier können zugehörige Dokumente hinterlegt werden.

• Auftrag
  • Aus den auf der linken Seite angelegten Vergabedaten können Aufträge generiert werden.

Aufträge

Im Bereich Aufträge werden vorhandene Aufträge aufgelistet. Sie lassen sich filtern nach Mandanten bzw. den entsprechenden Standorten/Abteilungen. Auch eine freie Suche nach Schlagworten ist möglich.

Links oben finden sich drei Reiter, „Aufträge“, „Verträge“ und „Rechnungen“. Der Aufbau der jeweiligen Ansichten wird nachfolgend erläutert.

Detailseite Aufträge

Die Detailseite Aufträge wird mit Klick auf hinter dem jeweiligen Auftrag aufgerufen.

Auf der linken Seite befindet sich der Bereich „Auftragsdetails“, rechts der Bereich „Auftrag“.

• Auftragsdetails
  • Leistungen: Hier werden die in der Vergabe definierten Leistungen aufgelistet. Sie können mit bearbeitet werden.
  • Rechnungen: Mit dem Auftrag verknüpfte Rechnungen werden hier angelegt.
  • Wareneingang: Hier erscheinen über das Lagermodul erfasste Wareneingänge, die mit dem Auftrag verknüpft sind.
  • Warenausgang: An dieser Stelle werden alle im Lagermodul erfassten Warenausgänge angezeigt, die Assets aus dem Auftrag enthalten.
  • Inventarisierung: Eine Inventarisierung kann vorgenommen werden, wenn eine dazugehörige Rechnung vorhanden ist. Mit der Inventarisierung können Inventarnummern vergeben werden, außerdem erfolgt eine Zuordnung zu Standorten, Gebäuden, Räumen.
  • Inventar: Mit Inventarnummern versehene und damit inventarisierte Assets werden hier aufgelistet. Unter diesem Punkt ist es außerdem möglich, zugehörige Inventarettiketten zu drucken (mit dem Schalter „Aktive Auswahl drucken“ werden nur genau die Etiketten gedruckt, für die eine Inventarisierung erfolgt ist). Daneben ist es möglich, über „Inventarzuweisung“ Inventar manuell zuzuweisen.
  • Tipp 💡Mithilfe der Inventarzuweisung könnne Geräte und Assets auch ohne zugeordnete Rechnung zugewiesen werden. Die Assets werden dann im System ohne eine Verknüpfung zu Rechnungen hinterlegt.
• Auftrag
  • Stammdaten: Liefert alle grundlegenden Informationen zum Auftrag.
  • Ausführung: Hier werden Ausführungszeiträume für den Auftrag vermerkt.
  • Notizen: An dieser Stelle können Notizen zum Auftrag festgehalten werden.
  • Dokumente: Zugehörige Dokumente und Anhänge werden hier abgelegt.

Verträge

Unter diesem Punkt können sämtliche hinterlegten Verträge eingesehen und auch gefiltert werden (nach Vertragsart, Mandanten und Vertragspartner).

Rechnungen

Dies ist eine Gesamtübersicht aller im System hinterlegten Rechnungen. Die Rechnungen können gefiltert werden und es ist auch eine freie Schlagwortsuche möglich. Die Rechnungen können angezeigt oder bearbeitet werden – für die Bearbeitung öffnet sich die Rechnung dann auf der jeweiligen Vertrags- oder Auftragsdetailseite.